Studentski vodič za organizaciju skupova

Studentski vodič za organizaciju skupova na FFOS-u

Od ideje do realizacije

 

1) Imam ideju, kada mogu početi?

S idejnom organizacijom skupa najbolje je početi u godini koja prethodi godini u kojoj se skup održava. Skupovi mogu biti znanstveni, stručni, umjetnički ili kombinacija navedenoga. Prvu ideju o organizaciji skupa potrebno je:

  • raspraviti kao prijedlog s kolegama studentima, i to u što široj grupi kako bi se osiguralo dovoljno ljudskih resursa za pripremu skupa
  • uspostaviti organizacijski (i programski) odbor skupa
  • obavijestiti pročelnika odsjeka / predsjednika katedre o organizaciji skupa
  • obavijestiti Upravu (u prvom redu prodekanicu Sanju Jukić) o planiranoj organizaciji skupa i uvrstiti ga u Plan organizacije skupova za narednu kalendarsku godinu uz navođenje imena voditelja organizacijskog odbora koji će brinuti o administriranju skupa i dobiti pristup sustavu ePoslovanje kroz koji se podnosi zahtjev za organizaciju skupa

 

2) Na koji način pozvati sudionike?

  • Osmisliti poziv na skup.
  • Ako se u pozivu na skup predviđa iznos za kotizaciju, održati sastanak s voditeljem računovodstva Mariom Vargom kako bi se dogovorio točan iznos kotizacije kao i način uplate kotizacija.
  • Poziv na skup poslati prodekanicama Marčinko (imarcinko@ffos.hr) i Jukić (sjukic@ffos.hr) na provjeru i objavu na službenim stranicama i društvenim mrežama Fakulteta.
  • Poziv na hrvatskom jeziku prije objave poslati Maji Glušac na jezičnu provjeru (mglusac@ffos.hr).
  • Poziv na skup poslati svim dostupnim kontaktima koje bi skup mogao zanimati, a ako se šalje drugim institucijama, poziv šalje Ured dekana.

 

3) Znam okviran broj sudionika, kako krenuti u samu organizaciju?

  • Razmotriti traženje sponzorstva i drugih izvora za financiranje skupa.
  • Ispuniti financijski plan i konkretizirati okvirni program (broj sesija, broj i trajanje stanki).[1]
  • U uredu na nabavu provjeriti mogućnosti nabavljanja određenih potreba (grafičkog uređenja, tiska plakata, nabava konferencijskih paketa i sl.). Fakultet je i obveznik PDV-a i obveznik Javne nabave za određene usluge te je potrebno unaprijed provjeriti učiniti određene predradnje prije naručivanja bilo kakvih usluga ili proizvoda.
  • Iz fakultetskih sredstava ne mogu se planirati sljedeći troškovi reprezentacije (troškovi hrane, pića) i darivanja (nagrade).

Treba imati na umu da se u slučaju planiranja hrane i pića (bilo u prostoru Fakulteta ili izvan njega) troškovi moraju podmiriti iz “trećih” sredstava, npr. kotizacije, donacija i sl.

  • Održati jedan obvezan sastanak s voditeljem računovodstva, prodekanicom za nastavu i studente neovisno o tome iz kojih se sredstava i u kojem omjeru skup pokriva mjesec dana prije održavanja skupa.
  • Održati jedan obvezan sastanak s prodekanicom za razvoj i poslovanje u vezi s organizacijom promidžbenog materijala, organizacijom rasporeda prostorija i ostalih tehničkih potreba najmanje mjesec dana prije održavanja skupa.
  • Rezervaciju prostorija unijeti u raspored prostorija i raspored događanja (raspored@ffos.hr) u cc: staviti nadležnu prodekanicu.

 

4) Definirali smo prvu detaljnu inačicu programa skupa i možemo krenuti u konkretne pripreme:

  • Zamoliti tajnice ustrojstvenih jedinica za pomoć u pripremi (npr. u pribavljanju ponuda), ali koordinirati pripremu pojedinih aktivnosti u smislu praćenja termina i realizacije planova.
  • Predati sve potrebne zahtjeve za financiranje skupa u dogovoru s prodekanicom za nastavu i studente (ePoslovanje > Zahtjev za nastavne i studentske potrebe > aktivnost: Izvannastavna aktivnost). Zahtjevu ima pristup student voditelj organizacijskog odbora skupa.
  • Pripremiti prateću dokumentaciju, ako je potrebna (putne naloge za gostujuće predavače, plakate i sl.).
  • S voditeljem tehničkog osoblja i spremača dogovoriti detalje i probu tehnike najmanje tjedan dana prije održavanja skupa.
  • Pripremiti tekst najave događanja, poslati na jezičnu provjeru Maji Glušac (mglusac@ffos.hr) i potom na glasnogovornica@ffos.hr s prodekanicom koja je odobrila najavu u cc.
  • Ako se na otvorenje skupa pozivaju predstavnici drugih institucija, poziv obvezno šalje Ured dekana.
  • Skup mogu pratiti (fotografijama i bilješkama) sami studenti organizatori ili trebaju zatražiti prodekanice Jukić ili Marčinko da za to angažira studenticu novinarku i studenta fotografa.

 

5) Nakon skupa:

Studenti organizatori odgovorni su pravovremeno, uredno i pošteno obavljati sve aktivnosti i obveze preuzete u okviru organizacije najavljenog skupa. Student koji nepravovremeno, neuredno ili nepošteno obavlja svoja zaduženja ili na bilo koji način svojim istupima grubo narušava ugled Sveučilišta ili Fakulteta podliježe stegovnoj odgovornosti u skladu s Pravilnikom o stegovnoj odgovornosti Sveučilišta Josipa Jurja Strossmayera u Osijeku.

Student koji je voditelj organizacijskog odbora skupa obvezan je u sustavu ePoslovanje pravovremeno predati potrebne Zahtjeve.

[1] Zaposlenici, doktorandi i studenti Fakulteta ne plaćaju kotizaciju za skup koji organizira Fakultet i za koji se kotizacija plaća Fakultetu.

Financijsku strukturu skupa potrebno je planirati tako da se očekivani primici i troškovi izbalansiraju. Primjerice, iznos uplaćenih kotizacija i dogovorena potpora Fakulteta (ili drugih institucija partnera) trebaju odgovarati iznosu svih planiranih troškova skupa.