Vodič za organizaciju skupova FFOS

Vodič za organizaciju skupova na FFOS-u

Od ideje do realizacije

 

1) Imam ideju, kada mogu početi?

S idejnom organizacijom skupa najbolje je početi u godini koja prethodi godini u kojoj se skup održava. Znanstveno-stručni skupovi odraz su znanstvenog i stručnog rada našeg Fakulteta, zbog čega je posebno važno voditi brigu o tome da:

  • skup načinom organizacije i temom popunjava prazninu u ponudi skupova u RH ili šire
  • ustrojbena jedinica kojoj pripadam suglasna je predložiti organizaciju skupa
  • Upravu što prije treba obavijestiti o ideji organizacije skupa te dogovoriti okvirni termin njegova održavanja, a najkasnije po slanju poziva za prijavu skupa (krajem kalendarske godine za sljedeću godinu)
  • dogovorim krug suradnika s Fakulteta koji će zajedno sa mnom organizirati skup.

 

2) Na koji način pozvati sudionike?

  • Osmisliti poziv na skup.
  • Ako se u pozivu na skup predviđa iznos za kotizaciju (obavezno pogledati napomenu pod točkom 3.) održati sastanak s voditeljem računovodstva, Mariom Vargom, kako bi se dogovorio točan iznos kotizacije kao i način uplate kotizacija.
  • Poziv na skup poslati v. d. prodekanicama Novak i Werkmann Horvat na provjeru i objavu na službenim stranicama i društvenim mrežama Fakulteta.
  • Poziv na hrvatskom jeziku poslati Maji Glušac na jezičnu provjeru (mglusac@ffos.hr).
  • Poziv na skup poslati svim dostupnim kontaktima koje bi skup mogao zanimati, a ako se šalje drugim institucijama, poziv šalje Ured dekana.

 

3) Znam okviran broj sudionika, kako krenuti u samu organizaciju?

  • Ispuniti financijski plan i konkretizirati okvirni program (broj sesija, broj i trajanje stanki).1
  • Napomena: Dopisom MZO-a e-poštom od 11. rujna 2023. obaviješteni smo o sljedećim promjenama financiranja kroz programske ugovore za znanost:
    • Prihvatljiva sredstva obuhvaćaju sljedeće:
      • troškove organizacije i održavanja znanstvenih i znanstvenostručnih skupova i škola na kojemu se iznose najnovije znanstvene i stručne spoznaje.
    • Nisu prihvatljivi sljedeći troškovi:
      • reprezentacija (troškovi hrane, pića),
      • darivanje (nagrade),
      • troškovi hladnog pogona (režijski troškovi, plaće zaposlenika i ).

Treba imati na umu da se u slučaju planiranja hrane i pića (bilo u prostoru Fakulteta ili izvan njega) troškovi moraju podmiriti iz “trećih” sredstava, npr. kotizacije, donacija i sl.

  • Održati jedan obvezan sastanak s voditeljem računovodstva, v. d. prodekanicom za znanost i međunarodnu suradnju i voditeljem Ureda za znanost i međunarodnu suradnju neovisno o tome iz kojih se sredstava i u kojem omjeru skup pokriva mjesec dana prije održavanja skupa.
  • Održati jedan obvezan sastanak s v. d. prodekanicom za razvoj i poslovanje u vezi s organizacijom promidžbenog materijala, organizacijom rasporeda prostorija i ostalih tehničkih potreba najmanje mjesec dana prije održavanja skupa. Ako je veći skup, potrebno je najaviti i ranije.
  • Rezervaciju prostorija unijeti u raspored prostorija i raspored događanja (raspored@ffos.hr).

 

4) Definirali smo prvu detaljnu inačicu programa skupa i možemo krenuti u konkretne pripreme:

  • Zamoliti tajnice ustrojbenih jedinica za pomoć u pripremi (npr. pribavljanju ponuda), ali samostalno popunjavati zahtjeve i koordinirati pripremu pojedinih aktivnosti u smislu praćenja termina i realizacije planova.
  • Predati sve potrebne zahtjeve za financiranje skupa u dogovoru s v. d. prodekanicom za znanost i međunarodnu suradnju (ePoslovanje > Zahtjev za financiranje znanstvenog i stručnog rada > aktivnost: Organizacija skupa).
  • Pripremiti prateću dokumentaciju, ako je potrebna (putne naloge za gostujuće predavače, plakate i sl.).
  • S voditeljem tehničkog osoblja i spremača dogovoriti detalje i probu tehnike ili organizaciju prostorije najmanje tjedan dana prije održavanja skupa.
  • Pripremiti tekst najave događanja, poslati na jezičnu provjeru Maji Glušac (mglusac@ffos.hr) i potom na glasnogovornica@ffos.hr s v. d. prodekanicom koja je odobrila najavu u cc.

Svima nam je cilj u javnost poslati dobru sliku našega zajedničkog znanstvenog i stručnog rada. Potrudimo se organizirati naše skupove prema visokim znanstvenim standardima.

  • U slučaju manjih skupova istraživača u okviru znanstvenih projekata, istraživačkih skupina ili manjih skupova vrlo uske tematike važno je jasno odrediti ciljeve i javnosti predstaviti rezultate/zaključke skupa. Skup mora biti upisan u kalendar događanja te biti otvoren za studente i nastavnike Filozofskog fakulteta neovisno o njegovoj namjeni.
  • U slučaju ostalih (većih) skupova potrebno je objaviti javni poziv, imenovati organizacijski odbor te prikupiti i evaluirati prijave.

1 Zaposlenici, doktorandi i studenti Fakulteta ne plaćaju kotizaciju za skup koji organizira Fakultet i za koji se kotizacija plaća Fakultetu. Financijsku strukturu skupa potrebno je planirati tako da se očekivani primici i troškovi izbalansiraju. Primjerice, iznos uplaćenih kotizacija i dogovorena potpora Fakulteta (ili drugih institucija partnera) trebaju odgovarati iznosu svih planiranih troškova skupa.